La trampa de la productividad en las empresas

Vivimos la era de la distracción y de la sobreestimulación. Muchos son los riesgos de caer en una improductividad manifiesta, también en el plano empresarial. En el día a día, son muchas las trampas que se deben esquivar para mantener intacta la productividad en cualquier compañía. El correo, las reuniones o las redes sociales son algunas de las que vamos a desgranar.

Correo electrónico
Es, quizás, la trampa más potente de las que la empresa y el profesional se pueda encontrar a diario. Si en su gestión no reina el control exhaustivo en el uso, la mesura y el sentido común para organizar su consulta puede ser una herramienta que robe, a la postre, mucho más tiempo del que nos podemos imaginar a priori. Sólo tienen que comprobarlo un día normal en el que no haya una planificación: sumen el tiempo que le dedican a consultarlo.

Imponerse horas concretas para su consulta; eliminar las notificaciones push, para evitar la tentación a pinchar y la potencial distracción; cambiar el chip y pensar que contestar al minuto no significa hacerlo mejor son algunas de las medidas que se pueden tomar para esquivarla.

Reuniones inservibles
Celebrar reuniones para cualquier cuestión no implica, en absoluto, ser más productivo y avanzar en los asuntos pendientes. En la mayoría de las ocasiones significa justo lo contrario: una pérdida de tiempo evidente. Y lo es cuando se trata de ‘despachar’ asuntos a través de reuniones, cuando, probablemente, sea necesario, como mucho, un correo electrónico.

Hay que medir muy bien los encuentros que se celebran, los contenidos, el tiempo que se les dedica y los objetivos. Es la mejor manera de enfrentarse a ellas de una manera productiva y, por tanto, haciendo una selección natural y celebrar sólo las que son estrictamente imprescindibles.

Interrupciones de compañeros
Según diversos estudios, las interrupciones de compañeros en la oficina son una de las causas de pérdida de tiempo y, por ende, de productividad más sufridas. Si la plantilla es extensa, pueden ser muchas las ocasiones en las que alguien se te acerque para hablar, ya sea un tema importante o una nimiedad.

En estos casos, se debería establecer un ‘pacto’ a través del cual las interrupciones sean por motivos urgentes. Si es posible, avisar para que no den entrada a llamadas y advertir a los compañeros de que necesitas concentración. No hacerlo puede convertirse en una trampa, porque recuperar el foco tras varias interrupciones en la mañana puede implicar una reducción importante de la productividad.

Redes sociales
El uso de las redes sociales en la empresa puede ser positivo. Prohibir su uso no tiene por qué ser la salida para evitar que se conviertan en una trampa. Sí que es necesario un cierto control y un acuerdo tácito para que no sean una fuga interminable de tiempo. Para ello hay que implicar a toda la plantilla, formarla, sin prohibiciones que serán, a todas luces, contraproducentes.

Sin objetivos
A veces, las empresas (y, de forma indirecta, sus trabajadores) yerran al no plantear unos objetivos claros en su estrategia. No colocar unas metas concretas a corto, medio y largo plazo hace que, en cierta manera, se pierda el sentido al esfuerzo y se diluyan por tanto las razones para la organización del día a día. Es por eso que la planificación con deadlines concretos puede ser muy útil para recuperar esa motivación y, por tanto, esa productividad necesaria.

Como se puede ver, se trata de cinco trampas que pueden ser esquivadas con medidas concretas. Obviarlas puede hacer que, casi sin percatarse, la fuga de productividad sea inevitable.